Toda persona u organización, podrá acceder a la documentación del Archivo digital de la DNII depositado en el CEIU-FHCE, mediante solicitud escrita (enviada por correo o personalmente) donde deberá constar la identificación del solicitante (nombre y CI para persona física y en caso de organizaciones se deberá acreditar representación según Dictamen N° 1/2013 de la UAIP), domicilio y forma de comunicación (teléfono o correo electrónico), así como la descripción clara de la información requerida y cualquier dato que facilite su localización, según lo dispuesto en el art. 13 de la Ley N° 18.381, de Acceso a la Información Pública.

La cantidad de solicitudes no podrán exceder a las cinco (5) por mes por persona u organización (500 imágenes aproximadamente).

Toda persona que es mencionada en dichos documentos, sus familiares, representantes o apoderados, tendrá derecho a acceder a sus datos personales en forma completa, según lo dispone el artículo 14 de la Ley Nº 18.331: «(Derecho de acceso). Todo titular de datos personales que previamente acredite su identificación (…) tendrá derecho a obtener toda la información que sobre sí mismo se halle en bases de datos públicas o privadas1.
Se brindará la información en forma amplia y completa, personalmente o a familiares, acreditando la identidad o el vínculo con cualquier medio idóneo (por ejemplo mediante la presentación de la partida de defunción o certificado de ausencia del titular) y/o representantes legales (presentando poder o autorización correspondiente), según el derecho de acceso establecido por el artículo 14 de la Ley 18.331, que dispone que “La información deberá ser amplia y versar sobre la totalidad del registro perteneciente al titular, aun cuando el requerimiento solo comprenda un aspecto de los datos personales. (…)».
En caso de que dicha documentación contenga datos personales de otras personas diferentes al solicitante, pero vinculadas de alguna forma a los hechos o situaciones denunciadas, se considerará en forma prioritaria la entrega de la información en forma completa para permitir la comprensión real de la totalidad del registro, y para que las víctimas, puedan acceder a los datos de eventuales testigos y responsables de violaciones a los derechos humanos.
En caso de que la documentación contenga datos de personas ajenas a los hechos que se denuncian, o que no se relacionan directamente o indirectamente con lo sucedido, se brindará acceso a la información protegiendo (disociando) los datos de esas personas en virtud de lo dispuesto en el artículo 14, inc. 2 de la Ley Nº 18.331. Esta posibilidad debe ser valorada ante cada caso concreto. La técnica aplicada a este caso llamada disociación: consiste en tachar u ocultar sólo los nombres de esas personas brindando acceso al resto de la información pública que contiene el documento.

Cuando se citen los documentos en la investigación, se deberá mencionar la fuente en forma correcta.

Para conocer más detalles de acceso a la información sobre personas fallecidas, sobre responsables o presuntos responsables de violaciones a los derechos humanos, o por parte de la justicia ver: Protocolo sobre procedimiento de actuación ante la consulta pública de la documentación del Archivo digital de la DNII depositado en el CEIU-FHCE.